Email rychle a jednoduše

Napsala Kateřina Karan.

Tento článek je částečně mojí reakcí na článek The art of brief emails od Leo Babauty na mnmlist.com. A také částečnou reakcí na iniciativu "Jen Pět vět".

Pravdou je, že je spousta lidí zaměstnaných vyřizováním mailů, ztrácí spoustu drahocenného času otevíráním pošty, odpovídáním na důležité i nedůležité, psaním kolikrát zbytečně dlouhých textů. S tím vším souhlasím a pokud patříte k těm, co jim chodí spousta pošty, je potřeba se rozhodnout, zda budete trávit svůj čas odepisováním, otevíráním a zas odepisováním anebo zda čas raději využijete na zajímavější věci a mailováním strávíte jen nezbytné minimum.

Nebudu zde překládat článek Leo Babauty, kterého si velmi vážím, a článek se mi velmi líbil. Přesto si dovolím vlastním názorem na ten článek reagovat.

Jak já vidím "svobodné" psaní emailu?

Předmět zprávy (subject)

Nemyslím, že je dobré předmět zprávy vynechat. Důvod je takový, že ve spoustě emailových schránek to vygeneruje slovo "bez předmětu" nebo "no subject". Zabírá to místo při zběžném prohlížení doručené pošty (inboxu) a lépe by bylo napsat dvě - tři úvodní klíčová slova a pokračovat dál ve zprávě (z kolonky předmět - subject se dostanete snadno tabulátorem do hlavního okna zprávy a pokračujete ve psaní). Druhým důvodem je, že pokud se mailování rozvine v konverzaci (gmail např. sleduje konverzaci), vždy víte z předmětu zprávy, o čem to původně bylo. (Možná se může i vyjímečně stát, že email bez předmětu neprojde antispamovým sítem - ale to je jen moje doměnka, nemusí to tak být.)

Napiš jen pár vět

Souhlasím tam, kde není co zdlouhavě řešit. Čas váš i čas příjemce emailu je cenný. Netřeba někoho zatěžovat dlouhými zprávami. Často to dopadá tak, že zaměstnaný člověk jen rychle "oskenuje" očima (ano tak se čte převážně na obrazovce) došlou zprávu a může si nevšimnout i podstatné věci nebo kvůli mnoha informačním hodnotám na některé pozapomene reagovat. V tom je uvedený systém "jen pět vět" cenný.

Nesouhlasila bych částečně tam, kde jde o přátelskou komunikaci. Mám kamarádku, která tento systém "maximálně pět vět" povětšinou dodržuje a přitom je to jediný náš kontakt mezi námi. Já se těším na zprávy od ní, je to přeci dobrá kamarádka a nakonec jsem odbytá systémem "jen pět vět". Takže žádná přehnaná dogmata. Vaší milou nebo milého by též asi rozlobilo, kdybyste je odbyli sice informacemi nabitými, ale pouhými pár větami emailu. Záleží samozřejmě na situaci.

Přeskoč pozdrav

Souhlas tam, že není třeba zdravit známé a spolupracovníky a lépe využít podstatnou informaci hned na začátku mailu (zobrazí se většinou v náhledu mailu společně s předmětem zprávy - viz výše).

V komunikaci s klientem nebo někým cizím se často bez slušného chování neobejdete, takže pozdrav může být nutnost. Záleží na situaci.

Přeskoč podpis

Ano i ne. Známým, rodině apod. netřeba se vždy podepisovat, v komunikaci se spolupracovníky stačí kolikrát iniciála nebo zkratka jména. V komunikaci s klienty, cizími lidmi apod. podpis uvádím celý a i s odkazem na svou internetovou stránku a sloganem. Z propagačních důvodu je to velmi dobré anebo minimálně aspoň malá připomínka jakou to mám vlastně firemní stránku. Telefonní kontakt (pokud ho chcete uvádět) není též často na škodu. Nejlépe řešit automatickým podpisem.

Zúži rozsah - témata

Často není na škodu napsat jednu otázku nebo téma v jednom mailu a druhou otázku v druhém mailu a další v dalším vlastním mailu (pokud jsou všechny opravdu důležité). Často se stává, že vám člověk (hlavně, když je zaměstnaný) odpoví jen na jedno téma a musíte se ptát znovu.

Edituj

Rychle si po sobě zkontrolovat napsaný email ještě před odesláním a vymazat zbytečné slova jen ušetří čas tomu kdo to bude číst a dá mu jasnější představu toho, o co jde. Ale věnujte tomu maximálně jen pár vteřin.

Neodpovídej na některé emaily

Ano, někdy odpovídat zaneprázdněnému člověku na email jen prostým "rádo se stalo" nebo poslat usměvavého smajlíka, muže být pro takového člověka beroucí mu čas (hlavně když má vyřídit desítky - stovky mailů denně).

Na druhou stranu jedna moje známá se dokáže stále dokola podivovat nad tím, kolik lidí není schopno napsat "děkuji, materiály mi došli" nebo jen prosté "děkuji" (což mluví za vše, že si cenní těch mnoha hodin práce, které tvorba materiálů vzala a i stvrzují, že materiály v pořádku dorazili a není třeba se obávat, že práce upadne vniveč).

A na závěr, email je komunikace, na emailech mi vzniklo i dokonce pár velmi dobrých přátelství nebo zakázek (a to i díky dlouhým textům v mailech). Ale někdy opravdu netřeba plýtvat drahocenný čas svůj i příjemce emailu zdlouhavými texty. Vždy je potřeba umět odhadnout situaci. O tom to je, ne o dogmatech, pravidlech, ale o individuální situaci. Ale všechny uvedené body výše k zvážení oné situace mohou velmi napomoci.